Den 23 oktober 2023 presenterade SBTF en uppdaterad projektplan för den fortsatta processen för distriktsutvecklingsprojektet. Den 11 februari 2024 har förbundsstyrelsen behandlat arbetsgruppens förslag till beslut. Förslaget presenteras härmed, vilket går på remiss fram till 15 mars.
Distriktsutvecklingsprojektet i sin nuvarande form inleddes 2020 på uppdrag av SBTF:s förbundsstyrelse med uppgift att driva på en utveckling mot totalt sett färre distrikt i svensk bordtennis.
Viktiga steg längs vägen i denna process har varit Konvent 2022 i Uppsala, samt Distriktskonferensen 2023 i Malmö. Vid båda dessa tillfällen har omfattande förslag diskuterats brett. Mellan dessa båda milstolpar har digitala distriktsmöten liksom enskilda distriktssamtal också genomförts.
I samband med Distriktskonferensen i Malmö i september 2023 gavs distriktsutvecklingsprojektet ett skiftat fokus från att arbeta för färre distrikt till att arbeta för fler starka distrikt. Detta resulterade i delvis andra perspektiv på samma frågor.
Med detta som utgångspunkt formulerades en reviderad projektplan. Sedan oktober 2023 har distriktsutvecklingsprojektet arbetat tillsammans med två referensgrupper, bestående av representanter från distrikten, i utförandet av denna projektplan.
De båda referensgrupperna har träffats vardera tre gånger samt genomfört ett avslutande gemensamt möte. Referensgrupperna har varit rådgivande till distriktsutvecklingsprojektet i framtagandet av dess förslag.
Distriktsutvecklingsprojektet arbetsgrupp har 6 februari 2024 överlämnat sin slutrapport samt förslag till ”Manual för SBTF:s distriktsorganisation” för behandling av förbundsstyrelsen som därefter i samband med styrelsesammanträde den 11 februari fastställt ett förslag som under februari och mars går ut på remiss.
Slutligt förslag läggs fram av förbundsstyrelsen som en del av handlingarna till ett extra årsmöte som kommer att hållas i samband med Konvent 2024, den 3-5 maj i Halmstad.
Syften
- Att utveckla och förtydliga distriktsförbundens uppdrag och uppgifter.
- Att definiera vad som är ett starkt distrikt, och utveckla en metod för stöd och styrning av samtliga distrikt att motsvara denna definition.
- Att förstärka kommunikationen och den röda tråden mellan SBTF och distrikt inom distriktsorganisationen.
Förslag till beslut
Ovanstående syften har utgjort distriktsutvecklingsprojekets utgångspunkt. Utifrån dessa syften har fem verktyg definierats. Dessa fem verktyg har sammanställts i en ”Manual för SBTF:s distriktsorganisation” och är följande:
- Uppdragsformulering
En uppdragsformulering i tio punkter för alla distrikt. Uppdragsformuleringen är framtagen under en längre tid tillsammans med samtliga distrikt. Denna definierar vad ett distrikt faktiskt förväntas göra.
- Nyckeltal
Framtagande av fem nyckeltal som vart och ett syftar mot SBTF:s övergripande mål att bli fler. Används som ett sätt att mäta och utvärdera hur väl ett distrikt utför sin uppdragsformulering.
- Utvecklingstrappa
En definierad process för vad som händer när ett distrikt inte i tillräcklig utsträckning utför sin uppdragsformulering eller uppnår sina nyckeltal, och vilka mått och steg som då vidtas i vilken ordning av SBTF tillsammans med distriktet.
- Kommittéstruktur
En uppstramning av kommittéstrukturen med fyra obligatoriska kommittéer på distriktsnivå som svarar mot motsvarande kommittéer eller strategiska områden i SBTF för att få olika nivåer att prata mer och bättre med varandra.
- Regionadministratörer
Indelning av svensk bordtennis och dess distrikt i tre regioner som får varsin till SBTF kopplad regionadministratör som stöttar och hjälper sina respektive distrikt i utförandet av dess uppdragsformulering.
Hela förslaget finns samlat i “Manual för SBTF:s distriktsorganisation”:
Förslag – “Manual för SBTF:s distriktsorganisation”
Remiss
Förslaget kommer att sändas ut på remiss till SDF (distrikt) och föreningar via mejl. Sista dag att besvara remissen är den 15 mars.
Öppet forum
SBTF bjuder in till ett öppet forum med möjlighet för representanter från SDF (distrikt) och föreningar att diskutera förslaget “Manual för SBTF:s distriktsorganisation”. Det öppna forumet genomförs måndagen 18 mars klockan 18.00 – 20.00. Föranmälan krävs.
Anmälan till distriktsutvecklingsprojektets öppna forum